机构文件是指 用于管理、控制和指导项目的文件集合。这些文件通常包括项目章程、项目计划、风险管理计划、沟通管理计划等，它们是项目管理机构文件的核心组成部分。
详细来说，项目章程是项目管理的基石文件，它详细描述了项目的目标、范围、关键里程碑和利益相关者。而项目计划则详细规划了项目的各个阶段、任务分配、时间表和资源需求。风险管理计划旨在识别、评估和管理项目中的潜在风险，而沟通管理计划则规定了项目团队如何与项目干系人进行有效沟通。
此外， 机关文件又称公务文件，是机关、团体、企业、事业单位在公务活动中形成和处理的各类文件的统称。它是颁布法律、法规、规章，传达贯彻方针政策，请示和答复问题，指导和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。
总结：
机构文件主要用于项目管理，涵盖项目章程、项目计划、风险管理计划和沟通管理计划等。
机关文件是公务活动中形成的各类文件，用于颁布法律、法规、规章等，并作为沟通和指导工作的工具。
